Blog

Birçok dergide editör, makalenin hakeme gönderilip gönderilmeyeceğine ilk değerlendirmede (desk review) karar verir. Bu aşamada editör başlığa, özete ve çoğu zaman kapak mektubuna bakar. Özenli bir kapak mektubu kabulü garanti etmez; ancak özensiz, genel veya yanlış dergiye hitap eden bir mektup olumsuz bir ilk izlenim bırakabilir.

Bu rehberde cover letter yazımını adım adım anlatıyor, örnek bir yapı sunuyor ve revizyon aşamasında yazılan mektuplarla ilk gönderim mektubu arasındaki farkları ele alıyoruz.

Cover letter nedir, neden önemlidir?

Cover letter, makalenin editöre sunulduğu resmî mektuptur; editörün çalışmanın önemini ve dergiye uygunluğunu hızlıca değerlendirmesine yardım eder ve derginin istediği etik beyanları içerir.

Editörler her gün çok sayıda gönderim alır. Cover letter, makalenizin “neden bu dergide yayımlanmalı?” sorusuna verdiğiniz kısa yanıttır. Özellikle yüksek ret oranına sahip dergilerde, katkının açık ve ikna edici biçimde ifade edilmesi editörün makaleyi hakem sürecine almasında etkili olabilir. Bazı dergilerde ise bu mektup yalnızca beyanları içeren kısa bir form niteliğindedir; derginin yazar rehberini kontrol etmek gerekir.

Kapak mektubu hangi bölümlerden oluşur?

Hitap, makaleyi tanıtan giriş, çalışmanın katkısını anlatan ana paragraf, dergiyle uyumu gösteren paragraf, gerekli beyanlar ve kapanış bölümlerinden oluşur.

Katkı paragrafı mektubun kalbidir. Bu paragrafta özetteki cümleleri tekrar etmek yerine, editörün aklındaki “Bu çalışma neyi değiştiriyor?” sorusuna yanıt verin. Örneğin “Bu çalışma, X konusunda Türkiye’den ilk kapsamlı boylamsal veriyi sunmaktadır” gibi somut bir ifade, genel övgü cümlelerinden çok daha etkilidir. Ancak abartılı ifadelerden (“çığır açan”, “ilk ve tek”) kaçınmak ve iddiaları makaledeki bulgularla tutarlı tutmak gerekir.

Cover letter örnek yapısı nasıldır?

Uluslararası dergilere gönderilen mektuplar genellikle İngilizce yazılır ve standart bir iskeleti izler; aşağıdaki tablo bu iskeleti Türkçe açıklamalarıyla gösterir.

Türkçe yayın yapan dergilerde de benzer bir yapı kullanılabilir: “Sayın Editör, ‘…’ başlıklı araştırma makalemizi dergimizde değerlendirilmek üzere sunuyoruz…” gibi bir girişle başlayıp aynı bölümleri izleyebilirsiniz. DergiPark’taki birçok dergi, kapak mektubu yerine veya ona ek olarak telif hakkı devir formu ve benzerlik raporu gibi belgeler ister.

Kapak mektubunda hangi beyanlar yer almalı?

Makalenin özgün olduğu ve başka bir yerde yayımlanmadığı veya değerlendirmede olmadığı, tüm yazarların son hâli onayladığı, çıkar çatışması durumu, etik kurul onayı ve varsa finansman bilgisi en sık istenen beyanlardır.

• ✓Makale daha önce yayımlanmadı ve başka bir dergide değerlendirmede değil.
• ✓Tüm yazarlar makalenin son hâlini okudu ve onayladı.
• ✓Çıkar çatışması bulunmuyor (veya varsa açıklandı).
• ✓Etik kurul onayı alındı (kurul adı, tarih ve sayı ana metinde).
• ✓Varsa ön baskı (preprint) veya konferans sunumu belirtildi.
• ✓Yapay zekâ araçlarının kullanımı derginin politikasına göre beyan edildi.

Çalışmanın daha önce bir konferansta bildiri olarak sunulduğunu veya bir ön baskı sunucusunda paylaşıldığını belirtmek, sonradan benzerlik raporunda görülecek eşleşmelerin yanlış anlaşılmasını önler. Benzer şekilde, aynı veri setinden üretilmiş başka bir yayınınız varsa bunu kısaca açıklamak şeffaflığınızı gösterir.

Editöre mektupta hakem önerisi yapılabilir mi?

Dergi izin veriyorsa önerilen hakemler ve çıkar çatışması nedeniyle istenmeyen hakemler mektupta veya gönderim sistemindeki ilgili alanda belirtilebilir; önerilen kişilerle yakın iş birliği veya ortak yayın olmamalıdır.

Hakem önerirken alanında uzman, farklı kurum ve ülkelerden araştırmacıları seçmek ve kurumsal e-posta adreslerini vermek önerilir. Son yıllarda ortak yayın yaptığınız, aynı kurumda çalıştığınız veya danışmanlık ilişkiniz olan kişileri önermek çıkar çatışması oluşturur. İstenmeyen hakem belirtmek de mümkündür; ancak bunun kısa ve profesyonel bir gerekçeyle yapılması ve sayının sınırlı tutulması gerekir.

Revizyon aşamasındaki mektup nasıl farklıdır?

Revizyon mektubu, editöre ve hakemlere teşekkür eden, yapılan temel değişiklikleri özetleyen ve ayrıntılı yanıtların ekteki yanıt mektubunda (response to reviewers) bulunduğunu belirten kısa bir mektuptur.

Revizyon aşamasında editör, değişikliklerin genel çerçevesini hızla görmek ister. Bu nedenle mektupta “Hakemlerin önerileri doğrultusunda yöntem bölümüne örneklem gücü analizi eklenmiş, tartışma bölümü güncel literatürle genişletilmiştir” gibi iki-üç temel değişikliği özetlemek yeterlidir. Ayrıntılı yanıtlar ayrı belgede verilir. Hakem yanıtlarına dair kapsamlı önerilerimiz için hakem yorumlarına yanıt rehberimizi inceleyebilirsiniz.

Özel sayı, davetli makale ve transfer durumlarında kapak mektubu nasıl yazılır?

Özel sayı gönderimlerinde özel sayının adı ve konu ilişkisi belirtilir; davetli makalelerde davet eden editöre ve davet tarihine atıf yapılır; transfer edilen makalelerde önceki dergideki değerlendirme ve yapılan değişiklikler kısaca özetlenir.

Özel sayılar (special issue) belirli bir tema etrafında makale toplar ve genellikle konuk editörler tarafından yönetilir. Bu durumda mektupta özel sayının başlığını tam olarak yazmak ve çalışmanın bu temaya nasıl katkı sağladığını açıklamak gerekir. Gönderim sisteminde de makale türü olarak özel sayının seçilmesi unutulmamalıdır; aksi hâlde makale normal akışa girer.

Bazı yayınevleri reddedilen makaleleri kendi bünyelerindeki başka bir dergiye aktarma (transfer) seçeneği sunar. Bu durumda önceki hakem raporları yeni editörle paylaşılabilir. Yeni mektupta bu raporlara göre neleri değiştirdiğinizi kısaca belirtmek, yeni editörün süreci hızlandırmasına yardımcı olur.

Gönderim sistemlerinde cover letter nasıl eklenir?

ScholarOne, Editorial Manager ve benzeri sistemlerde cover letter ya ayrı bir metin kutusuna yapıştırılır ya da “Cover Letter” dosya türüyle yüklenir; DergiPark’ta ise derginin istediği ek belgeler arasında yer alabilir.

Metin kutusuna yapıştırırken biçimlendirmenin (kalın, italik, madde işaretleri) kaybolabileceğini unutmayın; bu nedenle sade paragraf yapısı tercih edilmelidir. Dosya olarak yüklenen mektuplarda kurum antetli kâğıt kullanmak ve imza eklemek yaygın bir uygulamadır. Kör hakemli dergilerde kapak mektubu genellikle yalnızca editör tarafından görülür; yine de dosya türünün doğru seçildiğinden emin olmak, mektubun hakemlere gitmesini önler.

Kapak mektubunda dil ve üslup nasıl olmalı?

Dil resmî, net ve özgüvenli ama abartısız olmalıdır; kısa paragraflar, aktif cümleler ve alanın terminolojisi kullanılmalı, dilbilgisi ve yazım hataları dikkatle giderilmelidir.

Mektuptaki dil hataları, editörde makalenin geri kalanına dair de soru işareti oluşturabilir. Özellikle İngilizce mektuplarda “We are pleased to submit…” gibi kalıpları doğru kullanmak, dergi adını derginin kendi yazımıyla (büyük-küçük harf dahil) yazmak ve önceki bir dergiye gönderilmiş mektubu güncellemeyi unutmamak önemlidir. Başka bir dergi adının mektupta kalması, editörün çalışmanın daha önce reddedildiğini fark etmesine ve özensizlik izlenimine yol açar.

Cover letter, editöre “Bu çalışmayı okumanız için iyi bir nedeniniz var” demenin en kısa ve en saygılı yoludur.

Kapak mektubu yazımında sık yapılan hatalar nelerdir?

Özeti kelimesi kelimesine tekrar etmek, genel ve her dergiye uyan bir mektup göndermek, yanlış dergi veya editör adı kullanmak, beyanları atlamak, abartılı iddialar ve bir sayfayı aşan uzunluk en sık hatalardır.

• Özet tekrarı: Mektubu özetin kopyasına dönüştürmek.
• Şablon mektup: Dergiye özgü hiçbir bilgi içermeyen genel ifadeler.
• Yanlış ad: Önceki derginin adının veya farklı bir editörün adının kalması.
• Abartı: Bulguların desteklemediği “çığır açan” gibi nitelemeler.
• Eksik beyan: Eş zamanlı gönderim olmadığı veya çıkar çatışması bilgisinin unutulması.
• Aşırı uzunluk: İki-üç sayfalık mektuplar editörün dikkatini dağıtır.

Kapak mektubu ve gönderim hazırlığında Makale Hazırlama nasıl destek olur?

Dergi seçimi, kapak mektubunun derginin kapsamına göre yazımı için editoryal rehberlik, beyanların kontrolü, İngilizce dil düzenlemesi ve gönderim dosya setinin hazırlanması konularında destek sunuyoruz.

2008’den beri hizmet veren Makale Hazırlama’nın 250+ uzman akademik kadrosunda Prof. Dr., Doç. Dr. ve araştırma görevlileri yer alır. Ekibimizin 20 yılı aşkın akademik deneyimiyle ScholarOne, Editorial Manager, yayınevi portalları ve DergiPark üzerinden gönderim yapan dünyanın dört bir yanındaki üniversitelerden akademisyenlerle çalıştık. Mektup sizin çalışmanızı tanıtır ve sizin adınızla gönderilir; biz içeriğin net ve etkili ifade edilmesine yardım ederiz. Hedef dergi planlaması için dergi stratejisi danışmanlığı sayfamıza, ekibimiz için hakkımızda sayfamıza göz atabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular